(目的)

第1条　この規程は、文書の管理について基本的な事項を定め、文書を適正に管理することにより、事務の適正かつ能率的な執行を図るとともに茨木市情報公開条例(平成15年茨木市条例第35号)に基づく情報公開制度の円滑な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の種類等)

第3条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第4条　文書に付ける記号は、消防本部においては「茨消本」及び課名の頭字とし、消防署においては「茨消署」及び課名又は分署名の頭字とする。ただし、課名及び分署名の頭字が重複するもの又は特定の事務にあっては、消防本部総務課長(以下「総務課長」という。)がこれを定める。

(文書処理の年度)

第5条　文書処理の年度は、4月1日から翌年3月31日までとする。

(文書取扱主任)

第6条　各課及び各分署(以下「課等」という。)に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の担任事務)

第7条　文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。

(文書取扱主任連絡会)

第8条　総務課長は、必要と認めるときは、文書取扱主任連絡会を開催し、文書事務の連絡調整を図ることができる。

(文書の取扱いの基本)

第9条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(文書の管理)

第10条　別に定めのあるものを除き、文書の管理は、総務部総務課長が管理する文書管理システムにより行うものとする。

(文書処理に必要な帳票等)

第11条　文書管理システムに係る処理によるものを除き、文書処理のため、備え付ける帳票等は、次のとおりとする。

(文書番号等の記入)

第12条　起案文書には、原則として文書番号、起案年月日、保存区分、公開・非公開の別等を記入しなければならない。

(電子文書の収受の処理)

第13条　主管課等の長は、文書管理システムを利用して課等に到達した電子文書を、文書管理システムに記録するものとする。

(到達紙文書の処理)

第14条　到達紙文書(物品を含む。)は、次の各号に掲げる紙文書の区分に応じ、当該各号に定める者が受領する。

(料金未払等の文書)

第15条　料金未払又は料金不足の郵便物は、総務課長が必要と認めたときに限り料金を支払い、受領することができる。

(紙文書の収受の処理)

第16条　文書取扱主任は、配布を受け、又は受領した紙文書を次の各号に定めるところにより速やかに処理しなければならない。

(ファクシミリ及び電子メールの利用による文書の収受)

第17条　ファクシミリに着信した電磁的記録又は電子計算機により受信した電子メールの内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した紙文書とみなし、収受の処理を行うものとする。

(総務課長の職務)

第18条　総務課長は、文書事務を総括するとともに、文書の受領及び発送の事務を掌理する。

(主管課等の長の職務)

第19条　主管課等の長は、課等における文書事務の適正な取扱いに留意しなければならない。

(事務決裁の方式)

第20条　事案の決裁は、次条第1項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決裁権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(第37条第1項において「電子決裁方式」という。)により行うものとする。

(起案の方法)

第21条　起案は、次項に規定する場合その他別に定めのあるものを除き、起案をする者が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力して、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(第28条第1項において「電子起案方式」という。)により行うものとする。

(決裁区分等の表示)

第22条　起案文書には、決裁区分の表示をしなければならない。

(文書の作成)

第23条　起案文書は、次の各号に定めるところにより作成しなければならない。

(決裁関与の方式)

第24条　事案の決裁に当たり、回議又は合議(以下この条において「決裁関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決裁関与をする者に当該事案に係る起案文書を回付して、電子関与方式(文書管理システムにより決裁関与をした旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式をいう。)又は書面関与方式(決裁関与をする者の押印を求める方式をいう。)により行うものとする。

(不在)

第25条　起案文書について、決裁関与をする者(決裁権限を有する者を除く。)が不在の場合は、「不在」の手続を行い、上司の決裁を受けることができる。この場合において、必要と認めるものは、前条の規定と同様の手続により後閲を受けなければならない。

(代決の表示)

第26条　茨木市消防事務決裁規程(昭和56年茨木市消本訓達第2号)第4条の定めるところにより代決する場合は、「代決」の手続を行い、代決権限を有する者の決裁を受けることができる。

(合議)

第27条　2以上の課等に関連する文書は、関係の深い課等で処理案を起案し、関係部課の合議を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後に供覧するものとする。

(回付)

第28条　電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付方式(文書管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。

(決裁関与者による事案の検討)

第29条　決裁関与をする者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、異議又は疑義があるときは、その旨を速やかに起案をした者又は起案をした課等に連絡するものとする。

(決裁後の処理)

第30条　起案文書の事務担当者は、当該事案が決裁されたとき及び施行の処理が完了したときは、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。

(供覧)

第31条　供覧文書は、電子回付方式又は文書管理システムに入力した内容を出力した供覧用紙を用いて回付するものとする。

(処理の促進)

第32条　主管課等の長及び文書取扱主任は、事案が完結するまで絶えず文書の処理状況を把握し、その処理の促進を図らなければならない。

(処理状況の調査等)

第33条　総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理状況を調査し、又は主管課等の長から文書の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき主管課等の長に指示することができる。

(発信者名)

第34条　決裁された事案を施行する場合において、外部に発する文書の発信者名は、消防長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名を用いることができる。

(事務担当者の表示)

第35条　前条の規定により発する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を表示するものとする。

(浄書及び照合)

第36条　電子決裁方式により決裁された事案を施行する場合(文書管理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書の浄書(起案文書の浄書に係る事項の文書管理システムへの入力を含む。)をし、当該施行文書と当該事案に係る起案文書との照合(文書管理システムに入力した事項と起案文書との確認を含む。)を行うものとする。

(公印)

第37条　前条の規定による照合を終了した施行文書には、茨木市消防本部等公印規程(昭和49年茨木市消本規程第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

(発送)

第38条　施行文書の発送は、文書管理システムによる送信、郵便による送付等に区分して行うものとする。

(電子文書の整理及び保存)

第39条　電子文書は、文書管理システムにより整理し、及び保存するものとする。

(紙文書の整理及び保存)

第40条　紙文書は、必要に応じて利用することができるように、常に整理しておくものとする。

(保存期間等)

第41条　文書の保存期間は、別表のとおりとする。ただし、法令その他別に保存期間の定めがあるものについては、当該法定期間等によるものとする。

(保存期間の起算日)

第42条　文書の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年による必要がある文書は、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の完結の日及び所属年度)

第43条　文書の完結の日は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(保存文書の整理)

第44条　保存文書は、保存期間ごとに区分して、常に整理しておかなければならない。

(マイクロフィルム等による保存)

第45条　主管課等の長は、保存文書のうち適当と認めるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルム等をその文書に代えて保存することができる。

(書庫)

第46条　書庫は、別に定めるものを除き、総務課長が管理する。

(保存文書の閲覧)

第47条　他の課等に属する保存文書を閲覧しようとする者は、原則として当該主管課等の長の承認を受けなければならない。

(電子文書の利用等)

第48条　主管課等の長は、職員の利用に供するため、文書管理システムに記録した文書の件名その他必要な文書管理事項を、当該システムを利用して職員に提供するものとする。

(事務室内の保管文書の利用)

第49条　主管課等の職員は、事務室内において保管されている紙文書を利用するため持ち出しをしたときは、退庁時までに元の場所に返却しなければならない。

(文書の廃棄)

第50条　主管課等の長は、文書がその保存期間を満了したときは、当該文書を廃棄するものとする。

(文書の滅失等)

第51条　主管課等の長は、文書を滅失し、又はき損したときは、その年月日、当該文書の件数、原因その他必要な事項を総務課長に通知しなければならない。

(廃棄の方法)

第52条　主管課等の長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書については、焼却、細断、溶解等の方法により廃棄し、又は文書管理システムにより廃棄するなど、当該文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書に個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に規定する個人情報及び茨木市情報公開条例第7条各号に掲げる非公開情報が記録されているときは、当該情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

(禁止事項)

第53条　文書は、主管課等の長の許可を得ないで持ち出し、他に示し、又はその写しを交付してはならない。

(通信費の収支)

第54条　総務課長は、常に通信費の収支を明確にしておかなければならない。

(様式)

第55条　この規程に定める帳簿、諸票等の様式は、別に定める。

(その他)

第56条　この規程に定めるもののほか、文書管理について必要な事項は、消防長が別に定める。