○茨木市文書管理規則

平成18年3月31日

茨木市規則第7号

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書の収受手続(第13条―第18条)

第3章 文書の処理(第19条―第34条)

第4章 文書の施行(第35条―第39条)

第5章 文書の整理及び保存

第1節 通則(第40条・第41条)

第2節 文書の保存期間等(第42条―第48条)

第3節 文書の利用(第49条・第50条)

第4節 文書の廃棄(第51条―第53条)

第6章 雑則(第54条―第57条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、文書の管理について基本的な事項を定め、文書を適正に管理することにより、事務の適正かつ能率的な執行を図るとともに茨木市情報公開条例(平成15年茨木市条例第35号)に基づく情報公開制度の円滑な運用を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書類、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 紙文書 文書のうち、文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。

(3) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。

(4) 回議 主管の系列に属する者がその職位との関連において、起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決裁権者に表明することをいう。

(5) 合議 主管の系列に属する者とそれ以外の者とが、それぞれその職位との関連において、起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図り、合意を得ることをいう。

(6) 起案文書 事案の意思決定のための原案を記載した電子文書又は紙文書をいう。

(7) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため回付する電子文書又は紙文書で、意思決定を伴わないものをいう。

(8) 施行文書 決裁された事案の施行に用いる電子文書又は紙文書をいう。

(9) 文書管理システム 電子計算機(演算装置、制御装置、記憶装置及び入力装置からなる電子情報処理装置をいう。以下同じ。)を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄等の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムをいう。

(10) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(11) 保管 紙文書を主管課の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

(12) 保存 紙文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくこと又は電子文書を文書管理システムに記録しておくことをいう。

(文書の種類等)

第3条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 令達文書

 訓令 職員に対する命令で公示の必要があるもの

 訓達 訓令と同じであるが、公示の必要がないもの

 内訓 訓令と同じであるが、秘密のもの

 達 特定の個人又は団体に命令するもの

(3) 公示文書

 告示 法令、条例又は規則に基づいて公示するもの

 公告 告示以外で公示するもの

(4) 指令文書 許可、認可、認定、承認、指定等の行政処分に係るもの

(5) 往復文書 照会、回答、通知、依頼、送付、報告、申請、協議、証明、諮問、答申、進達、届、勧告、建議等の一定の事項の連絡のために取り交わすもの

(6) その他 辞令、賞状、祝辞、式辞、契約書、決定書等の前各号に掲げるもの以外のもの

(文書の記号及び番号)

第4条 文書に付ける記号は、市名及び課名の頭字とする。ただし、課名の頭字が課間において重複するもの又は特定の事務にあっては、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)がこれを定める。

2 文書に付ける番号は、文書処理の年度を通じて一連番号とする。ただし、法規番号及び令達番号は、その種類ごとに暦年を通じて一連番号とする。

(文書処理の年度)

第5条 文書処理の年度は、4月1日から翌年3月31日までとする。

(文書取扱主任)

第6条 各課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、課長が所属職員のうちから指定する。

3 課長は、前項の規定により文書取扱主任を指定したときは、その職名及び氏名を総務課長に報告しなければならない。

(文書取扱主任の担任事務)

第7条 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受及び発送の手続に関すること。

(2) 文書の整理、保管、保存等に関すること。

(3) 文書管理システムの利用に係る連絡調整に関すること。

(文書取扱主任連絡会)

第8条 総務課長は、必要と認めるときは、文書取扱主任連絡会を開催し、文書事務の連絡調整を図ることができる。

(文書の取扱いの基本)

第9条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(文書の管理)

第10条 別に定めのあるものを除き、文書の管理は、文書管理システムにより行うものとする。

2 文書管理システムは、総務課長が管理する。

3 総務課長は、保守作業等システムを適正に管理するため必要があるときは、企画財政部情報システム課長と協議の上、文書管理システムを停止することができる。

(文書処理に必要な帳票等)

第11条 文書管理システムに係る処理によるものを除き、文書処理のため、備え付ける帳票等は、次のとおりとする。

(1) 総務部総務課に備える帳票等

 書留文書送付簿

 郵便切手等受払簿

 料金後納郵便差出票

 郵便料金計器表示額記録簿

 法規番号簿

 令達番号簿

(2) 各課に備える帳票等

 郵便物発送等依頼書

 簿冊表紙

 文書目次

 保存文書台帳

 常用文書台帳

 指令番号簿

 受付印

2 総務課長が必要と認める場合は、前項に掲げるもののほか、必要な帳票を備えるものとする。

(文書番号等の記入)

第12条 起案文書には、原則として文書番号、起案年月日、保存区分、公開・非公開の別等を記入しなければならない。

第2章 文書の収受手続

(電子文書の収受の処理)

第13条 主管課長は、文書管理システムを利用して課に到達した電子文書を、文書管理システムに記録するものとする。

2 主管課長は、必要に応じ、前項の規定により文書管理システムに記録した電子文書を、当該到達した電子文書の事務担当者に配布するものとする。

3 到達した電子文書の事務担当者は、文書管理システムに文書管理事項を記録し、保存するものとする。

(到達紙文書の処理)

第14条 到達紙文書(物品を含む。)は、次の各号に掲げる紙文書の区分に応じ、当該各号に定める者が受領する。

(1) 郵送文書(電報を含む。)及び大阪府逓送文書 総務課長

(2) その他の文書 主管課長

2 総務課長は、前項第1号の規定により受領した紙文書を、次の各号に定めるところにより処理する。

(1) 課等の別に仕分けし、文書連絡箱により配布する。

(2) 配布先の明確でないものについては、開封することができる。

(3) 書留文書は、書留文書送付簿に記録し、主管課の文書取扱主任に配布の上、受領印を受ける。

(4) 電報は、主管課の文書取扱主任に配布する。

3 2以上の課に関連する紙文書は、その関係の最も深いと認められる課に配布し、配布を受けた課において他の関係課と調整しなければならない。

(料金未払等の文書)

第15条 料金未払又は料金不足の郵便物は、総務課長が必要と認めたときに限り料金を支払い、受領することができる。

(紙文書の収受の処理)

第16条 文書取扱主任は、配布を受け、又は受領した紙文書を次の各号に定めるところにより速やかに処理しなければならない。

(1) 配布文書を午前11時30分までに受け取る。

(2) 親展文書は、名あて人に渡す。

(3) 親展文書を除き、すべて開封する。

(4) その課の主管に属さない文書は、総務課長に返送する。

(5) 収受すべき文書には、受付印を押印し、文書管理システムに必要な事項を記録する。

(6) 前号による手続を終えた文書は、課長の閲覧に供する。

2 文書取扱主任は、金券その他の内容物が欠けているときは、その旨を確認し、処理経過を明らかにしておかなければならない。

(ファクシミリ及び電子メールの利用による文書の収受)

第17条 ファクシミリに着信した電磁的記録又は電子計算機により受信した電子メールの内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙は、到達した紙文書とみなし、収受の処理を行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、電子計算機により受信した電子メールの内容を、文書管理システムに電磁的記録として記録することができるものについては、主管課長は、当該電磁的記録を到達した電子文書とみなして、収受の処理を行うことができる。

3 前2項の規定にかかわらず、主管課長においてその処理が不要と認めるものについては、この限りでない。

4 ファクシミリへの着信及び電子メールの受信の確認は、定期的に行わなければならない。

(執務時間外における紙文書の取扱い)

第18条 執務時間外における紙文書の取扱いは、茨木市当直規則(平成元年茨木市規則第12号)の定めるところによる。

第3章 文書の処理

(総務課長の職務)

第19条 総務課長は、文書事務を総括するとともに、文書の受領及び発送の事務を掌理する。

(主管課長の職務)

第20条 主管課長は、課における文書事務の適正な取扱いに留意しなければならない。

(事案決裁の方式)

第21条 事案の決裁は、次条第1項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決裁権者が文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(第37条第1項において「電子決裁方式」という。)により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、次条第2項の書面起案方式による起案文書に押印する方式(第37条第2項において「書面決裁方式」という。)により事案の決裁を行うことができる。

3 前2項の規定にかかわらず、秘密又は緊急の取扱いを要する事案については、起案文書によらないで事案の決裁をすることができる。

(起案の方法)

第22条 起案は、次項に規定する場合その他別に定めのあるものを除き、起案をする者が、文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力して、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(第29条において「電子起案方式」という。)により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、同項の規定により文書管理システムに入力した内容を出力した回議用紙を用いて起案すること(第29条第2項及び第3項において「書面起案方式」という。)ができる。

(決裁区分等の表示)

第23条 起案文書には、決裁区分の表示をしなければならない。

2 合議を要するものについては、その補職名等を記載しなければならない。

(文書の作成)

第24条 起案文書は、次の各号に定めるところにより作成しなければならない。

(1) 原則として1事案ごとに作成すること。

(2) 内容のよくわかる標題を付けること。

(3) わかり易い表現とし、必要に応じて箇条書とすること。

(4) 起案の理由、説明、経過及び根拠となる関係法規等を記載し、関係文書、参考資料を添えること。ただし、軽易なものについては、その一部を省略することができる。

(5) 経費を伴う事案についての起案文書には、その旨を記載し、予算との関係を明らかにすること。

(6) 用語、用字等は、常用漢字、現代かなづかい、新送りがなを用いること。

(決裁関与の方式)

第25条 事案の決裁に当たり、回議又は合議(以下この条において「決裁関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決裁関与をする者に当該事案に係る起案文書を回付して、電子関与方式(文書管理システムにより決裁関与をした旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式をいう。)又は書面関与方式(決裁関与をする者の押印を求める方式をいう。)により行うものとする。

2 起案文書は、必要な決裁関与その他の事案の決裁に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

(不在)

第26条 起案文書について、決裁関与をする者(決裁権限を有する者を除く。)が不在の場合は、「不在」の手続を行い、上司の決裁を受けることができる。この場合において、必要と認めるものは、前条の規定と同様の手続により後閲を受けなければならない。

(代決の表示)

第27条 茨木市事務決裁規程(平成13年茨木市訓令第2号)第4条の定めるところにより代決する場合は、「代決」の手続を行い、代決権限を有する者の決裁を受けることができる。

(合議)

第28条 2課以上に関連する文書は、関係の深い課で処理案を起案し、関係部課の合議を求めなければならない。ただし、単に供覧にとどめる趣意のものは、決裁後に供覧するものとする。

2 前項の規定により合議を求められたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、起案をした課と協議しなければならない。

3 前項の場合において、意見が相違して協議が整わないときは、起案をした課は、双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

(回付)

第29条 電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付方式(文書管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。

2 書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

3 前項の規定にかかわらず、特に緊急又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。

(決裁関与者による事案の検討)

第30条 決裁関与をする者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、異議又は疑義があるときは、その旨を速やかに起案をした者又は起案をした課に連絡するものとする。

(決裁後の処理)

第31条 起案文書の事務担当者は、当該事案が決裁されたとき及び施行の処理が完了したときは、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。

(供覧)

第32条 供覧文書は、電子回付方式又は文書管理システムに入力した内容を出力した供覧用紙を用いて回付するものとする。

2 供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書の回付が終了した場合には、文書管理システムに文書管理事項を記録するものとする。ただし、簡易なものについてはこの限りでない。

(処理の促進)

第33条 主管課長及び文書取扱主任は、事案が完結するまで絶えず文書の処理状況を把握し、その処理の促進を図らなければならない。

(処理状況の調査等)

第34条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書の処理状況を調査し、又は主管課長から文書の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき主管課長に指示することができる。

第4章 文書の施行

(発信者名)

第35条 決裁された事案を施行する場合において、外部に発する文書の発信者名は、市長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

2 一般往復文書、対内的な文書等の発信者名は、その事案の軽重により部長名又は課長名を用いることができる。

3 前項に規定する場合において、対内的な文書の発信者名は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

(事務担当者の表示)

第36条 前条の規定により発する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を表示するものとする。

(浄書及び照合)

第37条 電子決裁方式により決裁された事案を施行する場合(文書管理システムにより送信する場合を含む。)においては、当該施行文書の浄書(起案文書の浄書に係る事項の文書管理システムへの入力を含む。)をし、当該施行文書と当該事案に係る起案文書との照合(文書管理システムに入力した事項と起案文書との確認を含む。)を行うものとする。

2 書面決裁方式により決裁された事案を施行する場合においては、当該施行文書を浄書し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書との照合を行うものとする。

(公印)

第38条 前条の規定による照合を終了した施行文書には、茨木市公印規程(昭和50年茨木市訓令第14号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、対内的な文書又は軽易な文書については、「(公印省略)」の表示をして、その押印を省略することができる。

(発送)

第39条 施行文書の発送は、文書管理システムによる送信、郵便による送付等に区分して行うものとする。

2 外部へ発する紙文書は、総務部総務課長(以下この条において「総務課長」という。)が取りまとめ発送するものとする。

3 郵便による送付は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において、文書取扱主任は、総務課長が定める郵便物発送等依頼書に必要な事項を記入し、発送する紙文書とともに総務課長へ提出するものとする。

4 総務課長は、前項の規定による依頼に基づき料金後納郵便物差出票を作成し、これにより発送したものについては、毎月、前月分の郵便に係る料金を主管課長へ通知するものとする。

5 主管課長は、発送する紙文書を次の各号に掲げる紙文書の区分に応じ、当該各号に定める時刻までに総務課長へ提出しなければならない。

(1) 郵便により送付する文書 午後3時45分

(2) 大阪府逓送文書 午前9時30分

6 第1項に規定するもののほか、次に掲げる要件を備える施行文書(対内的な文書を除く。)については、ファクシミリ又は電子メールにより送信することができる。

(1) 公印の押印を省略することができるもの

(2) 秘密の取扱いを要しないもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、照会者等から、ファクシミリ又は電子メールによる回答等の指定があるもの

7 第1項又は前項の規定により施行文書を発した者は、その旨を文書管理システムに記録するものとする。

8 対内的な紙文書は、その発送に当たって、特に秘密の取扱いを要するもの又は重要な文書を除くほか、封筒を使用してはならない。

(電子署名を用いる文書の施行)

第39条の2 第38条の規定にかかわらず、電子署名を用いることとされる文書については、電子署名を行うものとする。

2 前条の規定にかかわらず、前項に規定する文書の発送は、電子計算機により行うものとする。

3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

第5章 文書の整理及び保存

第1節 通則

(電子文書の整理及び保存)

第40条 電子文書は、文書管理システムにより整理し、及び保存するものとする。

2 電子文書の保存に当たっては、常に滅失、改ざん、漏えい等の予防の措置を講じなければならない。

(紙文書の整理及び保存)

第41条 紙文書は、必要に応じて利用することができるように、常に整理しておくものとする。

2 紙文書は、退庁時までに所定の場所に収納し、事務担当者の手元に置いてはならない。

3 紙文書の保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な紙文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておくものとする。

4 事務室内における紙文書の保管については、ファイリング・キャビネット等総務課長が指定する適切な用具に収納して行うものとする。

5 主管課長は、前項の規定により保管をするときは、あらかじめその用具の設置場所を定めておくものとする。

第2節 文書の保存期間等

(保存期間)

第42条 文書の保存期間は、茨木市保存文書区分標準細則(昭和62年茨木市訓令第1号)に基づく保存区分による。ただし、法令その他別に保存期間の定めがあるものについては、当該法定期間等によるものとする。

(保存期間の起算日)

第43条 文書の保存期間は、文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、暦年による必要がある文書は、その文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の完結の日及び所属年度)

第44条 文書の完結の日は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(1) 法規文書、令達文書及び公示文書 所定の手続により公布、令達又は公示された日

(2) 照会、申請等の文書 それらに対して回答、許可等の文書が発送又は配布された日

(3) 契約関係文書 当該契約を締結した日

(4) 出納関係の証拠書類 当該出納のあった日

(5) 賞状、表彰状、感謝状等 当該賞状等を交付した日

(6) 復命書等の供覧文書 供覧が終了した日

(7) 前各号に掲げるものを除く文書 当該文書の事案が施行された日

(保存文書の整理)

第45条 保存文書は、保存期間ごとに区分して、常に整理しておかなければならない。

(マイクロフィルム等による保存)

第46条 主管課長は、保存文書のうち適当と認めるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルム等をその文書に代えて保存することができる。

(書庫)

第47条 書庫は、別に定めるものを除き、総務課長が管理する。

2 書庫の中は、常に清潔を保ち、湿気、虫害を防ぐとともに喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の閲覧)

第48条 他の課に属する保存文書を閲覧しようとする者は、原則として当該主管課長の承認を受けなければならない。

第3節 文書の利用

(電子文書の利用等)

第49条 主管課長は、職員の利用に供するため、文書管理システムに記録した文書の件名その他必要な文書管理事項を、当該システムを利用して職員に提供するものとする。

2 主管課長は、当該課の所掌に係る電子文書(秘密の取扱いを要する電子文書を除く。)を当該課の職員が利用できるようにするものとする。

(事務室内の保管文書の利用)

第50条 主管課の職員は、事務室内において保管されている紙文書を利用するため持ち出しをしたときは、退庁時までに元の場所に返却しなければならない。

第4節 文書の廃棄

(文書の廃棄)

第51条 主管課長は、文書がその保存期間を満了したときは、当該文書を廃棄するものとする。

2 主管課長は、保存期間が満了した文書であっても、なお保存の必要があると認めるときは、総務課長と協議し、更に期間を定めて保存することができる。

3 主管課長は、前項の規定により保存期間を延長したときは、延長した保存期間を文書管理システムに記録するものとする。

4 主管課長は、永年保存の文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年ごとに、総務課長と協議の上、改めて保存の要否を決定することができる。

(文書の滅失等)

第52条 主管課長は、文書を滅失し、又はき損したときは、その年月日、当該文書の件数、原因その他必要な事項を総務課長に通知しなければならない。

(廃棄の方法)

第53条 主管課長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする文書については、焼却、細断、溶解等の方法により廃棄し、又は文書管理システムにより廃棄するなど、当該文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該文書に茨木市個人情報保護条例(平成18年茨木市条例第36号)に規定する個人情報及び茨木市情報公開条例第7条各号に掲げる非公開情報が記録されているときは、当該情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

第6章 雑則

(禁止事項)

第54条 文書は、主管課長の許可を得ないで持ち出し、他に示し、又はその写しを交付してはならない。

(通信費の収支)

第55条 総務課長は、常に通信費の収支を明確にしておかなければならない。

(様式)

第56条 この規則に定める帳簿、諸票等の様式は、別に定める。

(その他)

第57条 この規則に定めるもののほか、文書管理について必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の規定は、この規則の施行の日(次項において「施行日」という。)以後に起案する決裁等に係るものについて適用する。

3 施行日前に起案した決裁等に係るものについては、この規則に基づく紙文書とみなしてこの規則の規定を適用する。ただし、文書管理システムに係る規定を除く。

附 則(平成19年規則第3号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(同年規則第71号)

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年規則第3号)

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(同年規則第37号)

この規則は、平成20年7月1日から施行する。

附 則(平成30年規則第21号)

この規則は、公布の日から施行する。

茨木市文書管理規則

平成18年3月31日 規則第7号

(平成30年3月30日施行)

体系情報
第4類 組織・処務/第5章 文書・公印
沿革情報
平成18年3月31日 規則第7号
平成19年1月22日 規則第3号
平成19年9月27日 規則第71号
平成20年3月14日 規則第3号
平成20年6月30日 規則第37号
平成30年3月30日 規則第21号