○茨木市保存文書区分標準細則
昭和62年2月6日
茨木市訓令第1号
茨木市役所保存文書区分標準細則(昭和27年茨木市細則第43号)の全部を改正する。
第1条 文書保存区分の標準は、別表のとおりとする。ただし、軽易な文書で保存する必要がないものは、随時廃棄することができる。
第2条 個々の文書に対する保存区分の適用について疑義があるときは、各課長は、文書担当課長と協議の上、定めるものとする。
附則
この細則は、昭和62年4月1日から施行する。
附則(昭和63年訓令第12号)
この細則は、平成元年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第2号)
この細則は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)
この細則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第1号)
この細則は、平成20年4月1日から施行する。
別表
保存文書区分標準 ※○は、標準的な保存年限を示す。
保存区分 項目 | 永年 | 10年 | 5年 | 3年 | 1年 | |
議会に関するもの | 議会担当課 | 重要なもの(会議結果報告書) |
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| ○ (開会通知) |
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各課 |
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| ○ (議会関係書) |
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市史の資料となるもの | 各課 | ○ |
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各課 | ○ |
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儀式及び表彰に関するもの | 各課 | 重要なもの(名誉市民・叙勲) |
| ○ | 軽易なもの(竣工式) |
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人事に関するもの | 人事担当課 | 重要なもの(人事記録) |
| ○ |
| 軽易なもの(出勤簿) |
各課 | 重要なもの(専門委員等の記録) |
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| ○ | 軽易なもの(休暇簿、住所等変更届) | |
条例、規則等の制定改廃に関するもの | 法規担当課 | ○ |
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各課 | ○ |
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争訟に関するもの(訴訟、和解等の終結まで常用) | 法規担当課 | 重要なもの(訴訟経過) | ○ |
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各課 | 重要なもの(判決書謄本) | ○ |
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陳情、請願、要望等に関するもの | 各課 |
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| ○ |
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予算に関するもの(支出負担行為又は調定行為に入る前の予算関係書) | 財政担当課 | 重要なもの(予算書) |
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| ○ (予算要求書、歳出執行計画書) |
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各課 |
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| ○ (予算要求書、歳出執行計画書) | |
予算執行、会計に関するもの | 会計室 | 特に重要なもの(永年保存を要する支出命令書に係る領収書) | 重要なもの(永年保存を要しない支出命令書に係る領収書) | ○ | 軽易なもの |
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各課 | 特に重要なもの(公有財産購入費、補償、補填及び賠償金の支出命令書) | 重要なもの(永年保存を要しない支出命令書) | ○ | 軽易なもの |
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決算に関するもの | 会計室財政担当課 | 重要なもの(決算書、主要な施策の成果説明書) |
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| ○ |
各課 |
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| ○ (決算書) | |
寄付収受に関するもの | 各課 | 重要なもの(不動産) |
| ○ |
| 軽易なもの(定例的なもの) |
補助金等に関するもの | 各課 |
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| ○ |
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不動産の取得、処分に関するもの | 各課 | 重要なもの(所有権移転登記済証) |
| ○ |
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事務事業の計画の樹立に関するもの | 企画担当課 | 重要なもの(総合計画、施政方針) | ○ |
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各課 |
| 重要なもの(先例となるもの) | ○ | 軽易なもの(通常の事務事業に係るもの) |
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契約、協定に関するもの | 各課 | 重要なもの(土地、建物の売買) |
| ○ (工事請負、業務委託) | 軽易なもの(軽易な業務委託) |
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調査、統計に関するもの | 統計担当課 | 重要なもの(茨木市統計書) |
| ○ |
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各課 |
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| ○ |
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附属機関に関するもの | 各課 | 特に重要なもの(答申書) | 重要なもの(議事録) | ○ |
| 軽易なもの(開催通知) |
市関連団体に関するもの | 各課 | 重要なもの(設立届) |
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| ○ |
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許可、認可、承認、取消しなどの行政処分に関するもの | 各課 | 特に重要なもの(保育所等施設設置認可) | 重要なもの(大阪府施設占用許可) | ○ |
| 軽易なもの(使用料徴収を伴わない市施設の使用許可) |
所轄行政庁の訓令、通達等に関するもの | 各課 | 重要なもの(事務執行の基準となるもの) |
| ○ |
| 軽易なもの(事務連絡) |
工事施行に関するもの | 各課 | 重要なもの(竣工図) |
| ○ |
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事務の検査に関するもの | 各課 |
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| ○ (監査) |
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事務引継ぎに関するもの | 各課 | 重要なもの(市長、副市長、会計管理者の事務引継ぎ) |
| ○ |
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公示(告示、公告など)に関するもの | 各課 |
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| ○ |
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照会、回答に関するもの | 各課 |
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| ○ |
証明に関するもの | 各課 |
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| ○ |
庁内通知に関するもの | 通知担当課 |
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| ○ |
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各課 |
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| ○ | |
文書の収受及び発送に関するもの | 文書担当課 |
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| 重要なもの(書留文書) |
| ○ |
各課 |
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| ○ | |
その他事務事業の執行に関するもの | 各課 | 市政の基本及び歴史的沿革に関するものなどで10年を超える保存を要するもの | 主要事務事業に関するもののうち先例となるものなどで5年を超える保存を要するもの | 主要事務事業に関するもの(10年保存のものを除く。)で3年を超える保存を要するもの | 通常の事務事業の執行に関するもので1年を超える保存を要するもの | 事務事業の補助的なもの及び複数の課で保存する文書について担当課以外のもの(日報) |